Politique de Confidentialité
1. Introduction
Replio est exploité par MB « Aiteklabs » (« nous », « notre », « nos »). Cette Politique de Confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme de formation commerciale alimentée par l'IA.
Cette politique vise à fournir les informations requises par le droit applicable en matière de protection des données, notamment le RGPD. Il s'agit d'une notice de transparence qui ne remplace pas le consentement lorsque celui-ci est légalement requis.
2. Responsable du Traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
MB « Aiteklabs »
Enregistrée en Lituanie
Email : privacy@aiteklabs.com
Site web : https://aiteklabs.com
Pour toute question relative à la vie privée ou demande d'exercice de droits, contactez notre équipe confidentialité à privacy@aiteklabs.com.
3. Données que Nous Collectons
3.1 Informations de Compte
- Nom et adresse email
- Nom de l'organisation/entreprise
- Mot de passe (chiffré)
- Préférences et paramètres du compte
3.2 Données Vocales et Audio
Avis Important
- Enregistrements vocaux des sessions de formation
- Transcriptions des conversations
- Métriques de qualité audio
- Horodatages et durée des sessions
3.3 Données de Formation et de Performance
- Historique et progression des sessions de formation
- Scores de performance et retours
- Modèles d'interaction avec les personas IA
- Analyses d'apprentissage et métriques d'amélioration
3.4 Données Techniques
- Adresse IP et informations sur l'appareil
- Type et version du navigateur
- Journaux d'utilisation et données de session
- Cookies et technologies similaires
4. Base Légale du Traitement (Article 6 du RGPD)
Nous traitons vos données personnelles sur les bases légales suivantes :
Pour l'utilisation facultative aux fins d'amélioration de l'IA et les autres traitements pour lesquels le consentement constitue la base appropriée. Vous pouvez le retirer à tout moment sans affecter les traitements antérieurs licites.
Pour fournir nos services et remplir nos obligations contractuelles envers vous.
Pour améliorer nos services, la sécurité et la prévention de la fraude. Nous avons effectué un test de mise en balance conformément aux directives de la CNIL pour garantir que nos intérêts légitimes ne prévalent pas sur vos droits fondamentaux.
Pour respecter les lois et réglementations applicables.
5. Conformité au Règlement Européen sur l'IA
En tant que plateforme alimentée par l'IA, nous appliquons les obligations du Règlement européen sur l'IA qui correspondent à l'usage prévu de Replio :
Replio est destiné à la formation et à un retour supervisé par des humains, et non au recrutement, à la promotion, au licenciement ou à d'autres décisions d'emploi. La classification au titre du Règlement sur l'IA dépend de l'usage prévu ; l'utilisation pour surveiller ou évaluer des travailleurs peut déclencher des obligations relatives aux systèmes à haut risque et la présente politique ne constitue pas une évaluation de classification.
- Transparence : Nous informons clairement les utilisateurs lorsqu'ils interagissent avec des systèmes d'IA
- Surveillance Humaine : Les résultats de formation et les retours de l'IA sont des outils pour assister, non remplacer, le jugement humain
- Gouvernance des Données : Nous limitons les données transmises aux fournisseurs d'IA à celles nécessaires pour fournir la fonctionnalité demandée
- Évaluation des Risques : Nous évaluons et atténuons régulièrement les risques associés à nos systèmes d'IA
- Documentation : Nous maintenons une documentation complète de nos systèmes d'IA et de leurs finalités prévues
- Contenus synthétiques : Les personas IA sont présentés comme des IA, et les vidéos générées par IA publiées sur les réseaux sociaux via Replio sont étiquetées comme contenus générés par IA
6. Comment Nous Utilisons Vos Données
- Fournir des simulations de formation commerciale utilisant des modèles d'IA tiers
- Générer des retours personnalisés et des analyses de performance
- Gérer votre compte et fournir un support client
- Envoyer des communications liées au service
- Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir la fraude
- Respecter les obligations légales
IA et Traitement des Données
Des services d'IA tiers traitent les données nécessaires pour fournir les fonctionnalités de Replio. Si vous y consentez, Replio peut désidentifier les transcriptions textuelles et conserver ces copies pour une future amélioration du service, y compris le développement éventuel de modèles propriétaires.
Les enregistrements vocaux sont exclus du jeu de données d'amélioration de Replio. Les enregistrements opérationnels peuvent être accessibles à vous-même et aux administrateurs autorisés de l'organisation qui a fourni la formation.
La conservation à des fins d'amélioration du service est désactivée par défaut. Vous pouvez l'autoriser, et retirer ce choix à tout moment, dans les paramètres de votre compte. Le retrait supprime les copies anonymisées déjà conservées.
7. Conservation des Données
Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités décrites dans cette politique, selon les périodes ou critères suivants :
- Données de compte, de profil et données opérationnelles de formation : tant que le compte est actif et jusqu'à la fin de la suppression, sauf si une obligation légale ou un litige non résolu exige une conservation limitée
- Enregistrements vocaux et transcriptions de session : tant que la session ou le compte associé reste disponible, ou jusqu'à une suppression anticipée lorsque le produit offre ce contrôle
- Copies désidentifiées destinées à l'amélioration du service : uniquement pour les comptes qui l'ont autorisé ; le retrait de ce choix déclenche la suppression des copies d'amélioration liées
- Journaux du serveur applicatif : 7 jours pour les informations et 30 jours pour les avertissements et erreurs
- Données de facturation, fiscales, de sécurité, de consentement et de conformité : pendant la durée imposée par la loi applicable ou nécessaire à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice
Vous pouvez demander la suppression de vos données à tout moment en nous contactant à privacy@aiteklabs.com ou via les paramètres de votre compte.
La durée peut varier selon la catégorie de données et la configuration du client. Lorsque des données doivent être conservées après la suppression d'un compte, leur accès est restreint et elles ne sont utilisées que pour la finalité juridique ou de sécurité concernée.
8. Partage des Données et Tiers
Nous pouvons partager vos données avec :
- Prestataires de services : hébergement et stockage cloud, services de traitement IA, email transactionnel, facturation et notre outil de mesure d'audience sans cookie auto-hébergé
- Votre Organisation : Si vous utilisez Replio via un employeur, les administrateurs peuvent accéder à vos données de formation
- Exigences Légales : Lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits
Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers.
8.1 Catégories de Sous-traitants Tiers
Nous faisons appel aux prestataires de services tiers suivants (sous-traitants ultérieurs) :
Google Cloud (Vertex AI, Document AI)
Finalité : Conversations vocales en direct, transcription, génération de personas, analyse des sessions, analyse de documents, recherche dans la base de connaissances et génération d'images
Données partagées : Audio des sessions en direct, transcriptions, prompts, contenu de formation importé, réponses aux questionnaires et contexte minimal nécessaire à la fonctionnalité demandée. Les identifiants directs du compte sont exclus lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.
Garanties : Traitement dans les régions européennes de Google Cloud (multi-région UE et europe-west4) dans le cadre de l'Addendum relatif au traitement des données de Google Cloud. Google n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.
Google (API Gemini) pour la génération de vidéos par IA
Finalité : Génération de clips vidéo par IA, uniquement lorsqu'une organisation utilise la bibliothèque vidéo ou les fonctionnalités Social Studio
Données partagées : Le brief vidéo et l'image clé préparés par le responsable de l'organisation. Aucun audio de session, aucune transcription ni donnée personnelle d'apprenant.
Garanties : Traitement possible en dehors de l'EEE, dans le cadre des conditions de traitement des données de Google et d'un mécanisme de transfert RGPD applicable tel que les Clauses Contractuelles Types
Cloudflare
Finalité : Hébergement de l'application et diffusion de contenu, stockage objet des enregistrements, documents et médias, journaux applicatifs, protection contre les bots et email transactionnel
Données partagées : Métadonnées des requêtes (adresse IP, informations sur l'appareil), fichiers stockés, journaux applicatifs et adresses email des destinataires des messages
Garanties : Stockage situé en Europe, conteneurs applicatifs rattachés à la juridiction UE de Cloudflare ; Addendum relatif au traitement des données de Cloudflare avec Clauses Contractuelles Types
Neon (hébergement de bases de données)
Finalité : Bases de données principale et analytique
Données partagées : Données de compte, d'organisation, de formation et de session (les enregistrements et documents sont stockés chez Cloudflare, pas dans la base de données)
Garanties : Région UE, chiffrement au repos et en transit, conditions de traitement des données avec Clauses Contractuelles Types
Prestataires de paiement et boutiques d'applications (Revolut, Google Play, Apple App Store)
Finalité : Facturation des abonnements, émission des factures et achats intégrés pour l'application mobile
Données partagées : Coordonnées de facturation et identifiants de commande ou d'abonnement. Les données de carte sont traitées par le prestataire de paiement et ne sont jamais stockées par Replio.
Garanties : Prestataires de paiement réglementés ; chacun agit selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité pour le paiement lui-même
Fournisseurs d'identité et d'authentification unique (Google, Apple, WorkOS)
Finalité : Connexion avec Google ou Apple, et authentification unique d'entreprise via WorkOS lorsqu'une organisation l'active
Données partagées : Nom, adresse email et identifiant attribué par le fournisseur d'identité
Garanties : Conditions de traitement des données et, pour les transferts hors EEE, Clauses Contractuelles Types
Plateformes sociales (TikTok, YouTube)
Finalité : Publication de clips générés par IA, uniquement lorsqu'une organisation connecte son propre compte
Données partagées : Les vidéos et légendes que l'organisation choisit de publier, ainsi que les jetons d'autorisation du compte, stockés chiffrés
Garanties : La publication est déclenchée par l'organisation ; les conditions et la politique de confidentialité de la plateforme s'appliquent au contenu publié
Telnyx (téléphonie)
Finalité : Passer les appels d'entraînement Replio Call vers le téléphone d'un participant, uniquement lorsqu'un responsable active l'entraînement par téléphone sur un projet et que le participant réserve un appel
Données partagées : Le numéro de téléphone saisi par le participant, les horaires réservés, la durée de l'appel et les identifiants d'appel du fournisseur ; l'audio de l'appel transite en direct par l'opérateur et n'est pas enregistré
Garanties : Fournisseur américain lié par les clauses contractuelles types pour les transferts hors EEE ; le numéro n'est appelé qu'aux horaires réservés par le participant, le consentement se retire depuis n'importe quel email et l'audio est traité sur l'infrastructure européenne de Replio
Nous exigeons des prestataires qui traitent des données personnelles pour notre compte qu'ils soient liés par des clauses appropriées de traitement des données et de confidentialité, notamment l'Addendum relatif au traitement des données de Google Cloud et celui de Cloudflare. Les clients peuvent contacter legal@aiteklabs.com pour obtenir les informations actuelles sur les sous-traitants et les transferts.
9. Transferts Internationaux de Données
Vos données sont stockées au sein de l'Union Européenne et le traitement IA s'exécute dans les régions européennes de Google Cloud. Lorsqu'un prestataire transfère des données en dehors de l'UE/EEE (par exemple pour la génération de vidéos par IA, ou pour les opérations de support et de réseau périphérique de nos hébergeurs), nous assurons la mise en place de garanties appropriées, notamment :
- Clauses Contractuelles Types de l'UE (CCT)
- Décisions d'adéquation de la Commission Européenne
- Règles d'Entreprise Contraignantes le cas échéant
9.1 Traitement des Données par l'IA
Données envoyées aux fournisseurs IA : Les données envoyées aux fournisseurs d'IA peuvent inclure l'audio en direct, les transcriptions, les prompts, le contenu de formation importé, les réponses aux questionnaires et le contexte de session nécessaire à la fonctionnalité demandée. Nous n'envoyons pas d'identifiants directs de compte sauf s'ils sont techniquement nécessaires à cette fonctionnalité.
Garanties : Lorsqu'un transfert restreint a lieu, nous utilisons un mécanisme de transfert RGPD applicable et des garanties contractuelles. Les organisations qui ont besoin d'un engagement documenté de traitement exclusivement dans l'UE peuvent contacter privacy@aiteklabs.com.
10. Vos Droits (RGPD)
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :
Accès
Demander une copie de vos données personnelles
Rectification
Corriger des données inexactes ou incomplètes
Effacement
Demander la suppression de vos données (Droit à l'oubli)
Limitation
Limiter la manière dont nous traitons vos données
Portabilité
Recevoir vos données dans un format portable (JSON, CSV)
Opposition
Vous opposer à certaines activités de traitement
Retrait du Consentement
Retirer votre consentement à tout moment
Réclamation
Déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale
Pour exercer vos droits, contactez-nous à privacy@aiteklabs.com. Nous répondrons dans les meilleurs délais, dans un délai d'un mois comme l'exige le RGPD.
Vous pouvez exporter vos données directement depuis les paramètres de votre compte dans un format structuré et lisible par machine.
Vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données locale, ou auprès de notre autorité de contrôle chef de file, l'Inspection nationale de la protection des données de Lituanie (VDAI). Exemples : CNIL (France), BfDI (Allemagne), HDPA (Grèce), AEPD (Espagne), CNPD (Portugal).
11. Décisions Automatisées (Article 22 du RGPD)
Notre plateforme utilise l'IA pour générer des scores de performance et des retours pendant les sessions de formation.
11.1 Pas d'Effets Juridiques ou Significatifs
Les évaluations générées par l'IA sont uniquement des outils de formation. Elles ne produisent pas d'effets juridiques et ne vous affectent pas de manière significative. Les décisions finales concernant l'emploi, les évaluations de performance ou l'avancement de carrière restent du ressort de votre employeur/manager.
11.2 Vos Droits Concernant les Décisions de l'IA
Vous avez le droit de :
- Demander un examen humain de toute évaluation générée par l'IA
- Exprimer votre point de vue concernant les retours de l'IA
- Contester les décisions de l'IA que vous estimez inexactes
- Obtenir une explication claire de la manière dont l'IA a atteint son évaluation
11.3 Comment Exercer Ces Droits
Contactez privacy@aiteklabs.com avec l'objet 'Demande d'Examen Humain' pour demander un examen humain de toute évaluation de l'IA.
12. Sécurité des Données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données :
- Chiffrement en transit (TLS) et chiffrement au repos des données stockées
- Contrôles d'accès et exigences d'authentification
- Formation des employés à la protection des données
- Procédures de réponse aux incidents
- Base de données et traitement IA dans des régions de l'UE, stockage des fichiers situé en Europe
En cas de violation de données personnelles, nous notifierons l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures et les personnes concernées dans les meilleurs délais lorsque la violation est susceptible d'entraîner un risque élevé pour leurs droits et libertés.
13. Cookies et Technologies Similaires
Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience sur notre plateforme.
13.1 Catégories de Cookies
Strictement Nécessaires
Requis pour le fonctionnement de la plateforme (authentification, sécurité, gestion de session). Ces cookies ne nécessitent pas de consentement.
Analytiques
Mesure d'audience sans cookie et respectueuse de la vie privée (Umami, hébergé par nous dans l'UE) sur nos pages publiques : aucun cookie, aucun suivi entre sites ; l'adresse IP sert uniquement à déterminer le pays et un identifiant anonyme renouvelé chaque jour, et n'est pas conservée. Activée par défaut ; vous pouvez la désactiver à tout moment dans la bannière de cookies.
Marketing
Utilisés uniquement si des technologies marketing ou de campagne sont activées et que vous y consentez. Replio ne charge actuellement aucun traceur marketing par défaut.
Vous pouvez gérer vos préférences de cookies à tout moment via la bannière de cookies ou les paramètres de votre compte. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour refuser les cookies, bien que cela puisse affecter le fonctionnement de la plateforme.
Nous ne définirons pas de cookies non essentiels tant que vous n'aurez pas donné votre consentement via notre bannière de cookies.
14. Vie Privée des Enfants
Replio n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants. Si vous pensez que nous avons collecté des données d'un enfant, veuillez nous contacter immédiatement à privacy@aiteklabs.com.
15. Modifications de Cette Politique
Nous pouvons mettre à jour cette Politique de Confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons à l'avance des modifications substantielles lorsque la loi l'exige, par email ou via la plateforme selon le cas. La date de « Dernière mise à jour » en haut indique quand la politique a été révisée pour la dernière fois.
16. Nous Contacter
Pour les questions relatives à la vie privée ou pour exercer vos droits :
Contact confidentialité
Email : privacy@aiteklabs.com
MB « Aiteklabs », Lituanie
Nous visons à répondre à toutes les demandes dans les meilleurs délais, dans un délai d'un mois comme l'exige le RGPD.
17. L'application mobile Recito
Recito est notre application mobile d'étude, construite sur la même plateforme et opérée par le même responsable du traitement. Lorsque vous utilisez Recito, la présente politique de confidentialité s'applique, avec les précisions suivantes propres à l'application :
- La connexion utilise uniquement Google OAuth ou Sign in with Apple ; nous recevons votre nom, votre adresse e-mail et l'identifiant de compte du fournisseur choisi. L'application ne collecte ni vos contacts, ni votre position, ni d'identifiants publicitaires.
- Les supports de cours que vous numérisez ou téléversez, les quiz générés et votre progression d'étude sont stockés sur nos serveurs afin que vos données survivent à une réinstallation et suivent votre compte sur vos appareils.
- Les conversations vocales avec le coach IA, les supports de cours que vous ajoutez et vos réponses aux quiz sont envoyés aux services d'IA Google Cloud via nos serveurs européens pour faire fonctionner le coach, les quiz et la numérisation des notes, comme décrit aux sections 3.2 et 9.1. L'application demande votre autorisation avant la première utilisation. Les transcriptions de ces conversations sont stockées sur votre appareil et dans votre compte ; vous pouvez toutes les supprimer définitivement à tout moment depuis l'application (Profil > Confidentialité > Supprimer l'historique des conversations).
- L'accès au microphone n'est demandé qu'au démarrage d'une session vocale et sert uniquement à la conversation en direct.
- Vous pouvez supprimer votre compte et toutes les données associées directement dans l'application (Profil > Supprimer mon compte), ou en contactant privacy@aiteklabs.com.