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Google Drive: Training, das Ihren Dokumenten folgt

Verbinden Sie ein Drive-Konto, wählen Sie genau die gewünschten Dateien, und Replio hält die Wissensbibliothek damit synchron. Nichts anderes im Drive wird jemals gelesen. SharePoint und OneDrive folgen als Nächstes.

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Für wen das gedacht ist

Für Teams, deren Preislisten, Prozesse und Produktblätter in Google Drive liegen und sich jeden Monat ändern. Heute lädt jemand das PDF neu hoch und hofft, dass jedes Projekt die neue Version bekommen hat. Mit dem Connector wählt ein Admin die Dateien einmal aus; ändert sich eine Datei, übernimmt Replio die neue Version und jedes damit verknüpfte Projekt wird neu aufgebaut. Führungskräfte arbeiten weiter in Drive, Lernende üben immer mit dem aktuellen Material.

Google Drive ist für jede Organisation verfügbar. Die Verbindung nutzt Googles Berechtigung pro Datei: Der Auswahldialog gewährt Replio Zugriff auf die ausgewählten Dateien und auf nichts anderes, sodass keine Google-Sicherheitsprüfung zwischen Ihnen und der ersten Synchronisierung steht. SharePoint und OneDrive nutzen dasselbe Modell ausgewählter Dateien und sind in Vorbereitung; fragen Sie uns nach einem Frühzugang.

Verbindungswege

Dateien auswählen, keine Ordner

Ein Owner oder Admin verbindet ein Google-Konto und öffnet Googles eigenen Dateiauswahldialog direkt in Replio. Docs, Sheets, Slides, PDFs, Office-Dateien, Bilder und Textdateien werden aufgelistet; Ordner lassen sich durchsuchen, werden aber nie als Ganzes synchronisiert. Die Liste wird bestätigt, bevor etwas gesendet wird.

Ein Bibliotheksordner pro Verbindung

Ausgewählte Dateien landen in einem Ordner der Wissensbibliothek, der nach dem verbundenen Konto benannt ist. Verknüpfen Sie diesen Ordner im Modus Auto mit Projekten oder belassen Sie ihn als Organisationswissen: Er verhält sich wie jeder andere Ordner, inklusive Prüfung pro Projekt und Konfliktbehandlung.

Änderungen werden zu Versionen

Replio prüft jede ausgewählte Datei etwa einmal pro Stunde. Eine geänderte Datei wird nach fünfzehn ruhigen Minuten erneut heruntergeladen, wird zur neuen Version desselben Bibliotheksdokuments und wird freigegeben, sobald Extraktion und Suchindex bereit sind. Projekte im Modus Auto werden neu aufgebaut; angeheftete Projekte zeigen einen Hinweis auf die neuere Version und behalten, was sie hatten.

Einrichtung, Schritt für Schritt

  1. Google Drive verbinden

    Dashboard, Wissensbibliothek, Dokumentquellen: Haken Sie die Autorisierungsbestätigung an, benennen Sie die Verbindung und klicken Sie auf Google Drive verbinden. Genehmigen Sie bei Google den Scope für ausgewählte Dateien. Der Zustimmungsbildschirm fragt nur nach Dateizugriff.

  2. Dateien auswählen

    Klicken Sie auf Dateien auswählen. Googles Auswahldialog öffnet sich für das verbundene Konto; wählen Sie bis zu 25 Dateien auf einmal, 50 pro Verbindung. Replio zeigt die genaue Liste und lehnt Ordner, Verknüpfungen und nicht unterstützte Typen ab, bevor Sie bestätigen.

  3. Erste Synchronisierung beobachten

    Jede Zeile wechselt innerhalb von Sekunden von Wartet zu Synchron und zeigt dann den Bibliotheksstatus: wird verarbeitet, bereit oder fehlgeschlagen mit Begründung. Google Docs und Slides werden als PDF exportiert, Sheets als Excel, sodass sie wie Uploads verarbeitet werden.

  4. Ordner mit Projekten verknüpfen

    Verknüpfen Sie in der Wissensbibliothek den neuen Ordner mit den Projekten, die ihm folgen sollen, und wählen Sie den Modus Auto. Von da an aktualisiert eine geänderte Datei diese Projekte, ohne dass jemand neu hochlädt.

  5. Pausieren, entfernen, trennen

    Jetzt synchronisieren prüft eine Datei sofort erneut. Pausieren stoppt das Verfolgen einer Datei; Entfernen vergisst sie. Trennen widerruft die Google-Freigabe und pausiert jede Datei. Keine dieser Aktionen löscht ein Bibliotheksdokument: Was übernommen wurde, bleibt, bis Sie es in der Bibliothek löschen.

Wo die Ergebnisse landen

Was Replio liest, was es behält und wo es erscheint.

Quelldateien
Nur die im Google-Auswahldialog gewählten Dateien, gelesen mit der eigenen Freigabe der Verbindung. Metadaten werden stündlich geprüft; Inhalte nur heruntergeladen, wenn sich Revision oder Prüfsumme geändert hat.
Bibliotheksdokumente
Ein Dokument pro ausgewählter Datei im Ordner der Verbindung, mit Versionshistorie. Jede Version trägt die Drive-Revision, aus der sie stammt; die aktuelle Version ist die, die Trainings nutzen.
Status
Pro Datei auf der Seite Dokumentquellen: synchron, wartet, fehlgeschlagen, an der Quelle gelöscht, Zugriff verloren, pausiert, plus der Verarbeitungsstatus der Bibliothek. Das Audit-Log protokolliert jede Verbindung, Auswahl und Übernahme.

Gut zu wissen

  • Nur Dateien: Ein Drive-Ordner kann nicht als Ganzes synchronisiert werden. Wählen Sie die Dateien darin aus.
  • Die Plan-Obergrenzen der Wissensbibliothek gelten: Dokumente pro Ordner und pro Organisation, Seiten pro Dokument, 20 MB pro Datei. Eine Datei über einer Grenze erscheint als fehlgeschlagen mit der Meldung der Bibliothek.
  • Google Docs, Slides und Drawings werden als PDF exportiert, Sheets als Excel; Googles Exportlimit liegt bei 10 MB pro Dokument.
  • Änderungen werden bei einer stündlichen Prüfung erkannt, nicht sofort. Eine laufend bearbeitete Datei wird übernommen, sobald die Bearbeitung fünfzehn Minuten lang ruht.
  • Die Verbindung läuft als das Google-Konto, das sie hergestellt hat. Verliert diese Person den Zugriff auf eine Datei, zeigt die Zeile Zugriff verloren und die Bibliothek behält die letzte Version.

Anleitung zuletzt geprüft am 26. Oktober 2026.

Fragen, die Führungskräfte stellen

Kann Replio mein ganzes Drive sehen?

Nein. Die Verbindung nutzt Googles Scope für ausgewählte Dateien: Google selbst beschränkt Replio auf die im Auswahldialog gewählten Dateien. Es gibt keinen Scope zum Durchsuchen, Suchen oder Auflisten Ihres Drives, und die Seite listet nie etwas, das Sie nicht ausgewählt haben.

Was passiert, wenn sich eine Datei ändert?

Replio bemerkt es bei der nächsten stündlichen Prüfung, wartet, bis die Datei fünfzehn Minuten lang unverändert war, lädt sie einmal herunter und erstellt eine neue Version des Bibliotheksdokuments. Projekte im Modus Auto werden neu aufgebaut; angeheftete Projekte behalten ihre Version und zeigen an, dass eine neuere existiert.

Was, wenn eine Datei in Drive gelöscht oder nicht mehr geteilt wird?

Die Zeile zeigt an der Quelle gelöscht oder Zugriff verloren. Das Bibliotheksdokument und jedes daraus gebaute Projekt bleiben unberührt; auf Replio-Seite wird wegen einer Änderung in Drive nichts gelöscht.

Wird SharePoint unterstützt?

In Vorbereitung, mit demselben Modell: Ein Admin wählt die Dateien im Auswahldialog von Microsoft, und nur diese werden gelesen. Sagen Sie uns, wenn Ihr Team Frühzugang möchte. Der SharePoint-Leitfaden auf dieser Website beschreibt, wie Lernende Replio aus einem Intranet erreichen, was bereits funktioniert.

Wie wird das Google-Token gespeichert?

Verschlüsselt im Ruhezustand mit einem eigenen Schlüssel, in der EU. Beim Trennen wird es bei Google widerrufen und gelöscht. Beim Verbinden bestätigen Sie, dass Ihre Organisation berechtigt ist, Replio die ausgewählten Dateien lesen zu lassen.

Verbinden Sie Ihr Drive in fünf Minuten

Öffnen Sie Dokumentquellen in der Wissensbibliothek, verbinden Sie ein Google-Konto und wählen Sie die Dateien, denen Ihr nächstes Training folgen soll.

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Google Drive, Google Docs, Google Sheets, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365: Namen und Logos gehören ihren jeweiligen Eigentümern. Replio ist ein unabhängiges Produkt und steht in keiner Verbindung zu ihnen und wird von ihnen nicht unterstützt.

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