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Integraciones

Google Drive: la formación sigue tus documentos

Conecta una cuenta de Drive, elige los archivos exactos y Replio mantiene la biblioteca de conocimiento sincronizada con ellos. Nada más del Drive se lee nunca. SharePoint y OneDrive llegan después.

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Para quién es

Para equipos cuyas listas de precios, procedimientos y fichas de producto viven en Google Drive y cambian cada mes. Hoy alguien vuelve a subir el PDF y confía en que cada proyecto haya recibido la versión nueva. Con el conector, un administrador elige los archivos una vez; cuando un archivo cambia, Replio ingiere la versión nueva y cada proyecto vinculado a él se reconstruye. Los responsables siguen trabajando en Drive y los alumnos practican siempre con el material actual.

Google Drive está disponible para todas las organizaciones. La conexión usa el permiso por archivo de Google: el selector concede a Replio acceso a los archivos que eliges y a nada más, así que ninguna revisión de seguridad de Google se interpone entre tú y la primera sincronización. SharePoint y OneDrive usan el mismo modelo de archivos elegidos y están en preparación; pídenos acceso anticipado.

Formas de conectar

Elige archivos, no carpetas

Un propietario o administrador conecta una cuenta de Google y abre el propio selector de archivos de Google dentro de Replio. Se listan Docs, Sheets, Slides, PDF, archivos de Office, imágenes y archivos de texto; las carpetas se pueden recorrer, pero nunca se sincronizan en bloque. La lista se confirma antes de enviar nada.

Una carpeta de biblioteca por conexión

Los archivos elegidos llegan a una carpeta de la biblioteca de conocimiento con el nombre de la cuenta conectada. Vincula esa carpeta a proyectos en modo Auto o déjala como conocimiento de la organización: se comporta como cualquier otra carpeta, con revisión por proyecto y gestión de conflictos incluidas.

Los cambios se convierten en versiones

Replio comprueba cada archivo elegido aproximadamente una vez por hora. Un archivo modificado se vuelve a descargar tras quince minutos sin cambios, pasa a ser una versión nueva del mismo documento de la biblioteca y se promociona en cuanto su extracción y su índice de búsqueda están listos. Los proyectos en modo Auto se reconstruyen; los proyectos fijados muestran un aviso de versión más reciente y conservan lo que tenían.

Configuración, paso a paso

  1. Conecta Google Drive

    Panel, Biblioteca de conocimiento, Fuentes de documentos: marca la confirmación de autorización, da nombre a la conexión y haz clic en Conectar Google Drive. Aprueba en Google el permiso de archivos elegidos. La pantalla de consentimiento solo pide acceso a archivos.

  2. Elige los archivos

    Haz clic en Elegir archivos. El selector de Google se abre con la cuenta conectada; selecciona hasta 25 archivos a la vez, 50 por conexión. Replio muestra la lista exacta y rechaza carpetas, accesos directos y tipos no compatibles antes de que confirmes.

  3. Observa la primera sincronización

    Cada fila pasa de En espera a Sincronizado en segundos y luego muestra el estado de la biblioteca: procesando, listo o fallido con el motivo. Los Google Docs y Slides se exportan a PDF y las Sheets a Excel, así que se analizan como cualquier archivo subido.

  4. Vincula la carpeta a los proyectos

    En la biblioteca de conocimiento, vincula la carpeta nueva a los proyectos que deban seguirla y elige el modo Auto. A partir de ahí, un archivo modificado actualiza esos proyectos sin que nadie vuelva a subir nada.

  5. Pausa, quita, desconecta

    Sincronizar ahora vuelve a comprobar un archivo al instante. Pausar deja de seguir un archivo; Quitar lo olvida. Desconectar revoca el permiso de Google y pausa todos los archivos. Ninguna de estas acciones borra un documento de la biblioteca: lo ingerido se conserva hasta que lo elimines en la biblioteca.

Dónde llegan los resultados

Qué lee Replio, qué conserva y dónde se muestra.

Archivos de origen
Solo los archivos elegidos en el selector de Google, releídos con el permiso propio de la conexión. Los metadatos se comprueban cada hora; el contenido se descarga solo cuando cambió la revisión o la suma de verificación.
Documentos de la biblioteca
Un documento por archivo elegido en la carpeta de la conexión, con su historial de versiones. Cada versión lleva la revisión de Drive de la que procede; la versión actual es la que usan las formaciones.
Estado
Por archivo en la página Fuentes de documentos: sincronizado, en espera, fallido, eliminado en el origen, acceso perdido, en pausa, más el estado de procesamiento de la biblioteca. El registro de auditoría anota cada conexión, selección e ingesta.

Conviene saber

  • Solo archivos: una carpeta de Drive no se puede sincronizar en bloque. Elige los archivos que contiene.
  • Se aplican los límites del plan de la biblioteca de conocimiento: documentos por carpeta y por organización, páginas por documento, 20 MB por archivo. Un archivo que supere un límite aparece como fallido con el mensaje de la biblioteca.
  • Google Docs, Slides y Drawings se exportan a PDF y Sheets a Excel; el límite de exportación de Google es de 10 MB por documento.
  • Los cambios se detectan en una comprobación horaria, no al instante. Un archivo editado de forma continua se ingiere cuando las ediciones cesan durante quince minutos.
  • La conexión funciona como la cuenta de Google que la estableció. Si esa persona pierde el acceso a un archivo, la fila muestra acceso perdido y la biblioteca conserva la última versión.

Guía revisada por última vez el 26 de octubre de 2026.

Preguntas que hacen los responsables

¿Puede Replio ver todo mi Drive?

No. La conexión usa el permiso de archivos elegidos de Google: el propio Google limita Replio a los archivos seleccionados en el selector. No existe ningún permiso para explorar, buscar o listar tu Drive, y la página nunca muestra nada que no hayas elegido.

¿Qué pasa cuando un archivo cambia?

Replio lo detecta en la siguiente comprobación horaria, espera a que el archivo lleve quince minutos sin cambios, lo descarga una vez y crea una versión nueva del documento de la biblioteca. Los proyectos en modo Auto se reconstruyen; los proyectos fijados conservan su versión y avisan de que existe una más reciente.

¿Y si un archivo se elimina o deja de compartirse en Drive?

La fila muestra eliminado en el origen o acceso perdido. El documento de la biblioteca y cada proyecto construido a partir de él quedan intactos; nada se borra en Replio por un cambio en Drive.

¿Es compatible SharePoint?

En preparación, con el mismo modelo: un administrador elige los archivos en el selector de Microsoft y solo esos se leen. Dinos si tu equipo quiere acceso anticipado. La guía de SharePoint de este sitio explica cómo los alumnos llegan a Replio desde una intranet, algo que ya funciona.

¿Cómo se guarda el token de Google?

Cifrado en reposo con una clave dedicada, en la UE. Al desconectar se revoca en Google y se borra. Al conectar confirmas que tu organización está autorizada a dejar que Replio lea los archivos que eliges.

Conecta tu Drive en cinco minutos

Abre Fuentes de documentos en la biblioteca de conocimiento, conecta una cuenta de Google y elige los archivos que tu próxima formación debe seguir.

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