Δύσκολες συζητήσεις με εργαζόμενους: 8 παραδείγματα και φράσεις

Δύσκολη συζήτηση με έναν εργαζόμενο είναι κάθε κουβέντα στην οποία ο manager περιμένει έντονη αντίδραση: χαμηλή απόδοση, άρνηση αύξησης, σύγκρουση μέσα στην ομάδα. Οι περισσότεροι managers αναβάλλουν αυτές τις συζητήσεις, και η αναβολή συνήθως μεγαλώνει το πρόβλημα.

Το άρθρο σάς δίνει μια δομή που λειτουργεί στις περισσότερες περιπτώσεις και μετά οκτώ συνηθισμένα παραδείγματα. Το καθένα έχει μια φράση έναρξης, την παγίδα που πρέπει να αποφύγετε και ένα σενάριο για να κάνετε πρόβα σε παιχνίδι ρόλων.

Πρόκειται για πρακτική καθοδήγηση για την ίδια τη συζήτηση. Για ό,τι αφορά συμβάσεις ή απολύσεις, ακολουθήστε τη διαδικασία που ορίζουν το HR και το νομικό τμήμα της εταιρείας σας.

Μια δομή για κάθε δύσκολη συζήτηση

1. Πείτε γιατί βρίσκεστε εκεί μέσα στο πρώτο λεπτό. Η κουβεντούλα για άσχετα θέματα αγχώνει τον άλλον όταν διαισθάνεται ότι έρχονται άσχημα νέα.

2. Περιγράψτε γεγονότα. Το μοντέλο SBI του Center for Creative Leadership είναι αξιόπιστος οδηγός: κατονομάστε την κατάσταση, τη συμπεριφορά που παρατηρήσατε και την επίπτωσή της. «Στη συνάντηση με τον πελάτη τη Δευτέρα, διέκοψες την Ελένη τρεις φορές. Σταμάτησε να παρουσιάζει το κομμάτι της.»

3. Ρωτήστε και μετά ακούστε. «Εσύ πώς το βλέπεις;» Μπορεί να μάθετε κάτι που αλλάζει την άποψή σας.

4. Συμφωνήστε σε ένα επόμενο βήμα. Αποφασίστε ποιος κάνει τι και μέχρι πότε.

5. Προγραμματίστε τη συνέχεια. Βάλτε μια ημερομηνία στο ημερολόγιο πριν βγείτε από την αίθουσα.

8 παραδείγματα με έτοιμες φράσεις

1. Απόδοση κάτω από τις προσδοκίες

Φράση έναρξης: «Θέλω να μιλήσουμε για τις τρεις τελευταίες αναφορές σου. Οι δύο παραδόθηκαν μετά την προθεσμία και στη μία έλειπε η ενότητα του κόστους. Θα ήθελα να καταλάβω τι συμβαίνει και να συμφωνήσουμε πώς θα το διορθώσουμε.»

Η παγίδα: λέξεις όπως «πάντα» και «ποτέ». Ανοίγουν συζήτηση για τις εξαιρέσεις.

Σενάριο για το παιχνίδι ρόλων: ο εργαζόμενος πιστεύει ότι η πραγματική αιτία είναι ο φόρτος δουλειάς και δεν το έχει πει ακόμα.

2. Συχνές καθυστερήσεις στην προσέλευση

Φράση έναρξης: «Τις δύο τελευταίες εβδομάδες ήρθες μετά τις 9:30 τέσσερις φορές. Κάθε φορά η πρωινή ενημέρωση της ομάδας ξεκίνησε χωρίς εσένα. Τι συμβαίνει;»

Η παγίδα: να μαντέψετε τον λόγο. Ρωτήστε πρώτα. Η αιτία μπορεί να είναι κάτι στο οποίο μπορείτε να βοηθήσετε.

Σενάριο για το παιχνίδι ρόλων: ο εργαζόμενος έχει έναν προσωπικό λόγο και ντρέπεται να τον πει.

3. Άρνηση αύξησης ή προαγωγής

Φράση έναρξης: «Έχω απάντηση για την προαγωγή, και δεν είναι αυτή που ήθελες. Σε αυτόν τον κύκλο δεν θα περάσεις στη θέση του senior. Θέλω να σου εξηγήσω γιατί και τι θα μπορούσε να το αλλάξει αυτό.»

Η παγίδα: αόριστες ελπίδες, όπως «ίσως του χρόνου». Δώστε κριτήρια πάνω στα οποία μπορεί να δουλέψει ο εργαζόμενος.

Σενάριο για το παιχνίδι ρόλων: ο εργαζόμενος έχει πρόταση από άλλη εταιρεία και μπορεί να την αναφέρει.

4. Ο κορυφαίος εργαζόμενος με τον οποίο δύσκολα συνεργάζεσαι

Φράση έναρξης: «Τα αποτελέσματά σου είναι από τα καλύτερα της ομάδας και θέλω να συνεχίσει έτσι. Πρέπει όμως να μιλήσουμε και για τον τρόπο που απευθύνεσαι στους συναδέλφους στα reviews. Την περασμένη Πέμπτη δύο άτομα έφυγαν από τη συνάντηση στενοχωρημένα.»

Η παγίδα: να αφήσετε τα αποτελέσματα να δικαιολογήσουν τη συμπεριφορά, ή να κρίνετε τον άνθρωπο αντί για τη συμπεριφορά.

Σενάριο για το παιχνίδι ρόλων: ο εργαζόμενος απαντά ότι οι συνάδελφοι είναι υπερβολικά ευαίσθητοι και ότι τα νούμερα μιλούν από μόνα τους.

5. Σύγκρουση ανάμεσα σε δύο μέλη της ομάδας

Φράση έναρξης, σε κάθε άτομο χωριστά: «Έχω προσέξει ότι εσύ και ο Νίκος αποφεύγετε να δουλεύετε μαζί, και το έργο καθυστερεί. Θα ήθελα να ακούσω πώς βλέπεις την κατάσταση πριν καθίσουμε να τα πούμε και οι τρεις.»

Η παγίδα: να πάρετε θέση από την πρώτη συζήτηση.

Σενάριο για το παιχνίδι ρόλων: ο καθένας είναι πεπεισμένος ότι ξεκίνησε ο άλλος.

6. Ανατροφοδότηση που ο εργαζόμενος απορρίπτει

Φράση έναρξης: «Βλέπω ότι διαφωνείς με αυτό το σχόλιο και θέλω να ακούσω γιατί. Άσε με πρώτα να σου πω τα δύο παραδείγματα που έχω στο μυαλό μου.»

Η παγίδα: να υψώσετε τη φωνή ή να προσθέσετε κι άλλη κριτική για να κερδίσετε τη διαφωνία. Γυρίστε στα γεγονότα και στην επίπτωση.

Σενάριο για το παιχνίδι ρόλων: ο εργαζόμενος διακόπτει και απαντά «όλοι οι άλλοι κάνουν το ίδιο».

7. Ανακοίνωση μιας αλλαγής που δεν θα του αρέσει

Φράση έναρξης: «Έχω ένα νέο που σε αφορά άμεσα. Από τον επόμενο μήνα το έργο σου περνά σε άλλη ομάδα και εσύ πηγαίνεις στην ομάδα υποστήριξης. Ξέρω ότι δεν είναι αυτό που ήθελες, οπότε ας δούμε τι σημαίνει για σένα.»

Η παγίδα: να παρουσιάσετε την αλλαγή σαν υπέροχα νέα. Αναγνωρίστε πρώτα την απώλεια.

Σενάριο για το παιχνίδι ρόλων: ο εργαζόμενος μένει σιωπηλός και μετά ρωτά αν η απόφαση είναι οριστική.

8. Λήξη της συνεργασίας

Φράση έναρξης: «Σου ζήτησα να έρθεις για να σου πω ότι λύνουμε τη σύμβασή σου. Η απόφαση είναι οριστική. Θα σου εξηγήσω τα επόμενα βήματα, και η Άννα από το HR είναι εδώ για να απαντήσει στις ερωτήσεις σου.»

Η παγίδα: μια μεγάλη εισαγωγή, ή συζήτηση πάνω στην απόφαση. Να είστε σαφής, σύντομος και να δείχνετε σεβασμό.

Σενάριο για το παιχνίδι ρόλων: ο εργαζόμενος είναι σοκαρισμένος και ρωτά «γιατί» ξανά και ξανά.

Γιατί η πρόβα αλλάζει αυτές τις συζητήσεις

Το να διαβάσετε μια έτοιμη φράση δεν σας προετοιμάζει για την αντίδραση. Ο εργαζόμενος μπορεί να βάλει τα κλάματα ή να κλειστεί στη σιωπή. Μπορεί να θυμώσει, ή να φέρει ένα στοιχείο που δεν ξέρατε. Η πρώτη φράση είναι το εύκολο κομμάτι. Αυτό που ακολουθεί είναι το σημείο όπου οι managers αυτοσχεδιάζουν άσχημα.

Η πρόβα φωναχτά λύνει ένα μέρος του προβλήματος. Ακούτε αν η πρώτη σας φράση βγαίνει σκληρή. Ανακαλύπτετε ποια αντίδραση σας αποσυντονίζει. Και έχετε μια δεύτερη ευκαιρία, που καμία πραγματική συζήτηση δεν σας δίνει.

Τρεις τρόποι να κάνετε πρόβα:

• Με τον συνεργάτη σας στο HR. Υποδύεται τον εργαζόμενο και γνωρίζει το πλαίσιο.
• Με άλλον manager. Αλλάξτε ρόλους, ώστε να νιώσετε και οι δύο την πλευρά του εργαζομένου.
• Με μια περσόνα AI. Στο Replio, μιλάτε φωναχτά με έναν προσομοιωμένο εργαζόμενο που αντιδρά σε ό,τι λέτε. Μετά από κάθε ολοκληρωμένη συνεδρία λαμβάνετε γραπτή ανατροφοδότηση, και μπορείτε να επαναλάβετε τη συζήτηση όσες φορές χρειάζεστε.

Η εξάσκηση με AI έχει ένα σαφές όριο: δεν γνωρίζει τον εργαζόμενό σας. Χρησιμοποιήστε την για να δουλέψετε τις δικές σας αντιδράσεις και μετά προσαρμοστείτε στον πραγματικό άνθρωπο.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς ξεκινάτε μια δύσκολη συζήτηση με έναν εργαζόμενο;

Πείτε τον σκοπό μέσα στο πρώτο λεπτό και περιγράψτε ένα συγκεκριμένο γεγονός. Το «Θέλω να μιλήσουμε για τις τρεις τελευταίες αναφορές» είναι ένα καθαρό ξεκίνημα.

Τι δεν πρέπει να πείτε;

Αποφύγετε το «πάντα» και το «ποτέ», τις συγκρίσεις με συναδέλφους και τα σχόλια για τον χαρακτήρα. Μείνετε σε αυτό που παρατηρήσατε και σε αυτό που προκάλεσε.

Τι κάνετε αν ο εργαζόμενος φορτιστεί συναισθηματικά;

Κάντε μια παύση. Πείτε αυτό που βλέπετε: «Βλέπω ότι δεν είναι εύκολο να το ακούς αυτό.» Αν χρειάζεται, προτείνετε ένα σύντομο διάλειμμα και μετά γυρίστε στο επόμενο βήμα. Η δεξιότητα που βοηθά περισσότερο εδώ είναι η ακρόαση, και αυτές οι ασκήσεις ενεργητικής ακρόασης είναι καλός τρόπος να την εξασκήσετε.