Sunkūs pokalbiai su darbuotojais: 8 pavyzdžiai ir frazės

Sunkus pokalbis su darbuotoju yra bet koks pokalbis, kuriame vadovas tikisi stiprios reakcijos: prasti rezultatai, atsisakymas pakelti atlyginimą, konfliktas komandoje. Dauguma vadovų tokius pokalbius atideda, o delsimas problemą dažniausiai tik padidina.

Šiame straipsnyje rasite struktūrą, kuri tinka daugumai atvejų, ir aštuonis dažnus pavyzdžius. Prie kiekvieno pateikiama pradžios frazė, spąstai, kurių reikia vengti, ir užduotis, su kuria pokalbį galite išbandyti vaidmenų žaidime.

Tai praktiniai patarimai pačiam pokalbiui. Visais klausimais, susijusiais su darbo sutartimis arba atleidimu, laikykitės savo personalo skyriaus ir teisinių procedūrų.

Struktūra bet kokiam sunkiam pokalbiui

1. Per pirmąją minutę pasakykite, kodėl susitikote. Įžanginės kalbos apie nieką kelia nerimą, kai žmogus nujaučia artėjant blogą žinią.

2. Apibūdinkite faktus. Patikimas orientyras yra Center for Creative Leadership sukurtas SBI modelis: įvardykite situaciją, pastebėtą elgesį ir jo poveikį. „Pirmadienio susitikime su klientu jūs tris kartus pertraukėte Rūtą. Po to ji nustojo pristatinėti savo dalį.“

3. Paklauskite ir išklausykite. „Kaip jūs tai matote?“ Galite sužinoti ką nors, kas pakeis jūsų požiūrį.

4. Susitarkite dėl vieno tolesnio žingsnio. Nuspręskite, kas ką daro ir iki kada.

5. Grįžkite prie temos vėliau. Dar prieš išeidami iš kabineto įrašykite datą į kalendorių.

8 pavyzdžiai su frazėmis

1. Rezultatai prastesni nei tikėtasi

Pradžios frazė: „Norėčiau pakalbėti apie jūsų paskutines tris ataskaitas. Dvi buvo pateiktos po termino, o vienoje trūko išlaidų skyriaus. Noriu suprasti, kas vyksta, ir susitarti, kaip tai pataisysime.“

Spąstai: žodžiai „visada“ ir „niekada“. Jie sukelia ginčą dėl išimčių.

Vaidmenų žaidimo užduotis: darbuotojas mano, kad tikroji priežastis yra darbo krūvis, bet to dar nėra pasakęs.

2. Nuolatinis vėlavimas

Pradžios frazė: „Per pastarąsias dvi savaites keturis kartus atvykote po 9:30. Kiekvieną kartą rytinis pamainos perdavimas prasidėjo be jūsų. Kas vyksta?“

Spąstai: spėlioti priežastį. Pirmiausia paklauskite. Gali būti, kad tai priežastis, kurią padėti išspręsti galite jūs.

Vaidmenų žaidimo užduotis: darbuotojas turi asmeninę priežastį ir gėdijasi ja pasidalyti.

3. Atsisakymas pakelti atlyginimą arba paaukštinti

Pradžios frazė: „Turiu atsakymą dėl paaukštinimo, ir jis ne toks, kokio tikėjotės. Šiame vertinimo cikle į vyresniojo specialisto pareigas nepereisite. Noriu paaiškinti kodėl ir kas galėtų tai pakeisti.“

Spąstai: miglota viltis, pavyzdžiui, „gal kitais metais“. Pateikite kriterijus, kuriuos darbuotojas gali pats įgyvendinti.

Vaidmenų žaidimo užduotis: darbuotojas turi pasiūlymą iš kitos įmonės ir gali apie jį užsiminti.

4. Puikūs rezultatai, bet sunku dirbti kartu

Pradžios frazė: „Jūsų rezultatai yra vieni geriausių komandoje, ir noriu, kad taip ir liktų. Bet taip pat turiu pakalbėti apie tai, kaip per peržiūras kalbate su kolegomis. Praėjusį ketvirtadienį du žmonės išėjo iš susitikimo nusiminę.“

Spąstai: leisti rezultatams pateisinti elgesį arba kritikuoti žmogų, o ne jo elgesį.

Vaidmenų žaidimo užduotis: darbuotojas atsako, kad kolegos per jautrūs, o skaičiai kalba patys už save.

5. Konfliktas tarp dviejų komandos narių

Pradžios frazė, kiekvienam atskirai: „Pastebėjau, kad jūs su Mariumi vengiate dirbti kartu, ir projektas dėl to lėtėja. Prieš mums kalbantis trise norėčiau išgirsti, kaip situaciją matote jūs.“

Spąstai: per pirmąjį pokalbį palaikyti vieną pusę.

Vaidmenų žaidimo užduotis: kiekvienas įsitikinęs, kad konfliktą pradėjo kitas.

6. Grįžtamasis ryšys, kurio darbuotojas nepriima

Pradžios frazė: „Matau, kad su šiuo vertinimu nesutinkate, ir noriu išgirsti kodėl. Pirmiausia leiskite pateikti du pavyzdžius, kuriuos turiu omenyje.“

Spąstai: pakelti balsą arba pridėti dar kritikos, kad laimėtumėte ginčą. Grįžkite prie faktų ir jų poveikio.

Vaidmenų žaidimo užduotis: darbuotojas pertraukia ir atkerta: „Visi kiti daro tą patį.“

7. Pranešimas apie nepageidaujamą pokytį

Pradžios frazė: „Turiu naujieną, kuri jus liečia tiesiogiai. Nuo kito mėnesio jūsų projektas pereina kitai komandai, o jūs prisijungsite prie klientų palaikymo grupės. Žinau, kad to nenorėjote, todėl aptarkime, ką tai jums reiškia.“

Spąstai: pristatyti pokytį kaip puikią naujieną. Pirmiausia pripažinkite, ką žmogus praranda.

Vaidmenų žaidimo užduotis: darbuotojas tyli, o tada klausia, ar sprendimas galutinis.

8. Darbo sutarties nutraukimas

Pradžios frazė: „Pakviečiau jus, kad praneščiau: nutraukiame su jumis darbo sutartį. Sprendimas galutinis. Paaiškinsiu tolesnius žingsnius, o Aistė iš personalo skyriaus atsakys į jūsų klausimus.“

Spąstai: ilga įžanga arba ginčas dėl sprendimo. Būkite aiškūs, glausti ir pagarbūs.

Vaidmenų žaidimo užduotis: darbuotojas sukrėstas ir kelis kartus klausia kodėl.

Kodėl repeticija pakeičia šiuos pokalbius

Perskaitytas tekstas neparuošia reakcijai. Darbuotojas gali pravirkti arba nutilti. Jis gali supykti arba pateikti faktą, kurio nežinojote. Pradžios frazė yra lengvoji dalis. Tai, kas vyksta po jos, ir yra ta vieta, kur vadovai prastai improvizuoja.

Repeticija garsiai išsprendžia dalį šios problemos. Išgirstate, ar jūsų pirmasis sakinys neskamba šiurkščiai. Sužinote, kuri reakcija jus išmuša iš vėžių. Ir gaunate antrą bandymą, kurio nesuteikia joks tikras pokalbis.

Trys būdai repetuoti:

• Su personalo partneriu. Jis vaidina darbuotoją ir žino kontekstą.
• Su kitu vadovu. Apsikeiskite vaidmenimis, kad abu pajustumėte, kaip jaučiasi darbuotojas.
• Su DI persona. Replio platformoje garsiai kalbatės su simuliuotu darbuotoju, kuris reaguoja į tai, ką sakote. Po užbaigtos sesijos gaunate rašytinį grįžtamąjį ryšį, o pokalbį galite kartoti tiek kartų, kiek reikia.

DI praktika turi aiškią ribą: ji nepažįsta jūsų darbuotojo. Naudokite ją savo reakcijoms treniruoti, o tada prisitaikykite prie tikro žmogaus.

DUK

Kaip pradėti sunkų pokalbį su darbuotoju?

Per pirmąją minutę pasakykite pokalbio tikslą ir apibūdinkite vieną konkretų faktą. „Norėčiau pakalbėti apie paskutines tris ataskaitas“ yra aiški pradžia.

Ko geriau nesakyti?

Venkite žodžių „visada“ ir „niekada“, lyginimo su kolegomis ir pastabų apie asmenybę. Laikykitės to, ką pastebėjote, ir to, ką tai sukėlė.

Ką daryti, jei darbuotojas susijaudina?

Stabtelėkite. Pasakykite, ką matote: „Matau, kad tai sunku girdėti.“ Jei reikia, pasiūlykite trumpą pertrauką, tada grįžkite prie kito žingsnio. Čia labiausiai padeda gebėjimas klausytis, o šie aktyvaus klausymosi pratimai yra geras būdas jį lavinti.